Ön Muhasebe Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Günümüzde artan rekabet ve küreselleşme ile birlikte bilginin önemi de giderek artmıştır. İşletme içinden ve dışından kaynaklanan bilgilerin toplanarak işletme içinde paylaşımı, karar alma mekanizmasına katılması, kısa ve uzun vadeli plan ve stratejilerin temelinde yer alması bir zorunluluk halini almıştır. Temelinde yöneticilerin karar almasına yardımcı olmak olan muhasebe, etkin bir bilgi sistemini etkileyen en önemli faktörlerden biri olmuştur. Yöneticiler çeşitli kararlar alırken, üretilen bilginin zamanlanmasını, esnekliğini ve kalitesini iyileştiren bilgisayar teknolojilerinden yararlanmak durumunda kalırlar. Bunun sonucunda, yazılım firmaları harekete geçmiş ve farklı özelliklere sahip çok sayıda muhasebe yazılımı piyasaya sürmüşlerdir. Günümüzde muhasebe yazılımlarının gerekliliği neredeyse bütün işletmeciler tarafından kabul edilmiş durumdadır. Buradaki önemli nokta gerek yerli gerekse yabancı yazılım firmalarına ait çok sayıda yazılım arasından işletme için en uygun yazılımın nasıl seçileceğidir. Bu noktada, işletmenin muhasebe yazılımından neler beklediğini ve yazılımın hangi özelliklere sahip olması gerektiğini bilmek gerekir.

Temelinde yöneticilerin karar almalarına yardımcı olmak yatan muhasebe, bilgi teknolojilerinin gelişiminden epey etkilenmiştir. Önceleri insan gücü ile kayıt tutularak yapılan muhasebe, günümüzde geliştirilen yazılımlar sayesinde kolay bir hale evrilmiştir. Bilgisayarlar ile muhasebenin kayıt tutma kolaylığı sağlanırken, aynı zamanda işletme faaliyetleri anlaşılır, güvenilir, zamanında ve karşılaştırılabilir şekilde yapılır. Bununla beraber, muhasebe bilgi sistemi ile işletmenin mali durumu ve gösterdiği gelişmeler kolayca yorumlanabilir ve işletme yöneticileri, ortaklar ve bu sistemi kullanan diğer birimlerin karar verme süreçleri kolay ve hızlı hale gelir. Bu gelişmelerin sonucunda, muhasebeciler sadece kayıt tutan görevliler sıfatından çıkıp bilgi üreticisi ve yöneticisi konumuna gelmişlerdir. Muhasebe bilgi sisteminin gelişip yeni bir yapıya bürünmesindeki en önemli etken ticari yazılım ürünleri olmuştur. İlk başlarda, muhasebenin sadece kayıt tutma işlemi bilgisayarlar vasıtasıyla yapılıyordu. Ancak daha sonra, muhasebe yazılımlarının geliştirilmesiyle birlikte, tüm verilerin tek bir veri tabanında depolanması ve farklı amaçlar için farklı şekillerde raporlama imkanı sağlanmıştır. Ticari yazılım ürünlerinin gelişimi incelendiğinde, bilgisayarlı muhasebe sistemlerinin gelişimi dört başlık altında toplanabilir. Bunlardan ilki genel muhasebe programlarıdır.

Genel Muhasebe Programı

Muhasebe işlemlerinin bilgisayar aracılığı ile yapılmasına öncülük eden bu programlar ile muhasebeye konu olan işlemlere ait belgeler bilgisayar ortamındaki fişlere girilmekte ve program bu fişler ile defter kayıtları yapabilmektedir. Bu programları kullanan işletmeler sadece yasal işlemler yapan işletmeler olduğu için bu programlar sayesinde devlet birimlerine çeşitli evrak ve bildirimleri hatasız ve hızlı bir şekilde iletebilirler. Bu programlar daha çok küçük ve orta büyüklükteki muhasebe işletmelerinde kullanılmaktadır.

Genel muhasebe programları ile yapılan işlemlerin yanı sıra, stok takibi, cari hesaplar, çek senet takibi, bordro ve fatura işlemleri de yapılabilmektedir. Bu programlarda stok, fatura, çek senet ve cari hesaplar arasında entegrasyon yapılabilir. Ancak, genel muhasebe işlemleri ile entegre edilemez. Daha çok küçük ve orta büyüklükteki işletmeler tarafından tercih edilir. Üçüncü başlık tam otomatik entegre sistemler ile ilgili.

Tam Otomatik Entegre Sistemler

Bu program ile genel muhasebe takibi, cari hesaplar, fatura, çek-senet takibi ve bordro işlemleri ile entegrasyon yapılabilir. Örneğin, müşterinin verdiği sipariş bilgisayara girilir, program ile stok durumu kontrol edilir ve stokta mal bulunması halinde işlem gerçekleştirilir. Bu işlemlerin ardından satışa uygun fatura düzenlenir. Fatura ve cari işlemler ile entegre çalışan bu program sayesinde otomatik olarak muhasebe kaydı da tutulur.

Bununla birlikte, satılan mal stok kaydından düşülür. Ancak bu programın düzgün çalışması için entegre ayarının yapılması gerekmektedir. Bu yazılım büyük işletmeler tarafından tercih edilir.

Ön Muhasebe Programları

Bu program sayesinde her ölçekten işletmenin kendi finansmanını kontrol ve takip etmesini kolaylaştırarak işletme devamlılığı için farklı konulara odaklanılması sağlanıyor. İşletme finansmanını tek bir yerden izleme olanağı sunan ön muhasebe programları ile, muhasebesel işlemlerinizi kolayca halledebilirsiniz.

Ön muhasebe ile firmalar, günlük ticari hareketlerinden ve ticari ilişkilerinden haberdar olur. Genellikle firma yetkililerinin işletme içi nakit alış-verişlerini, çek-senetlerinin hazırlanmasını, banka hesaplarını, müşterilerini ve tüm bunların hareketlerini, e-fatura ve irsaliyelerin düzenlenmesini ve bunların ciro edilmesi ön muhasebe ile yapılır. Şirketin sınıflandırma, raporlama ve analiz gibi daha detaylı finansal işlemlerinin bir ön hazırlığı olarak kabul edebileceğimiz ön muhasebe süreçleri bu yazılım ile hızlı ve kolay bir hale gelir.

Ön Muhasebe Programı Özellikleri

Ön muhasebe programları sayesinde etkili bir işletme yönetimi yapabilirsiniz. Fatura ve irsaliye takibi, cari hesap takibi, çek ve senet takibi, gelir-gider ve stok kontrolü, kasa/banka hesap takibi, çalışan takibi gibi unsurları kapsayarak rutin işlerin aksamadan işletmenizi yönetebilirsiniz. Ön muhasebe programları işletmelerin finansal operasyonlarını takip ve analiz edebilmesine imkan tanır ve gerekli aksiyonları alabilmesi için çok önemlidir.

Bulut ön muhasebe programları sayesinde internet bağlantısı olan her yerden verilerinize erişebilirsiniz. Böylece günlük akışınızdaki işleri ister tablet isterseniz de bilgisayarınızdan kesintisiz bir şekilde takip edebilirsiniz. Bir işletmenin ticari ve finansal yönetimine dair takip etmesi gereken işlemlerin tümü ön muhasebe olarak adlandırılır. Ön muhasebe programı ise, işletmelerin bu işlemleri bir yazılım aracılığıyla gerçekleştirmesini sağlar.  Ön muhasebe, şirketlerin kendi bünyesinde tutulur ve şirket ortakları ile yöneticiler tarafından gerçekleştirilir. Ön muhasebe ile genel muhasebe birbiriyle karıştırılan başlıklardır. Fakat bu konular birbirinden çok farklıdır.

Ön Muhasebe ile Genel Muhasebe Arasındaki Farklar

Ön muhasebe, genel muhasebe için hazırlanacak olan ilk evraklarla ilgilenmektedir ve genel muhasebe devlet kurumlarını ilgilendirir. Ön muhasebe daha çok işletmenin gelir ve gider takibinin ile ödeme ve tahsilatların yapılması ile ilgilenir; genel muhasebe ise finansal tablolarla daha büyük bir takip gerçekleştirir.

Ön muhasebe fatura kesimi ve sınıflandırılmasına odaklanır. Genel muhasebe ise vergi takibi ve ödenmesinden sorumludur ve bu işlemleri serbest muhasebeci ve mali müşavirler yapmak zorundadır.

Ön Muhasebe Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Ön muhasebe programı almadan önce detaylı araştırma yapmalısınız ve bu konuda bilgi sahibi olmalısınız. Öncelikle, ön muhasebe programı seçerken, ihtiyaçlarınıza odaklanmalısınız.  Büyük bir işletme ile küçük bir işletme aynı tip yazılımı kullanamaz. Bu yüzden, her işletme türüne özel oluşturulan programlar vardır. Yapmanız gereken, öncelikle hangi yazılımın işletmeniz için en uygun olacağına karar vermektir.

İşletmenizin ihtiyaçlarını ve beklentilerini kontrol ettikten sonra piyasada yer alan ön muhasebe programlarının özelliklerini dikkatle incelemeniz gerekiyor. Öte yandan, ön muhasebe programı seçimi yaparken dikkat etmeniz gereken bir diğer husus ise, kullanım kolaylığı olan yazılımları tercih etmenizdir. Zor kullanıma sahip bir yazılım seçimi yaparsanız bu, işletmenizde çalışanları zorlayacak ve işlerinizi aksatmanıza neden olacaktır. Bu nedenle ön muhasebe programını seçerken, çalışanlarınızın bilgisine göre seçim yapmalısınız. Muhasebe yazılım satışı yapan bazı firmalar, size eğitim desteği veriyorken bazı firmalar bu konuda pek yardımcı olmuyor. Ön muhasebe programı seçerken size eğitim ve araştırma desteği sunan firmaları tercih etmelisiniz. Bu programı tanımada ve kullanımı öğrenmede size fayda sağlar.

Ayrıca, bir ön muhasebe programı seçerken, mobil uyumlu olanını tercih etmeniz, birçok işlem hususunda oldukça fazla avantaj sağlayacaktır. İşletmenizdeki stoklar, raporlar ve daha birçok şey hakkındaki verileri takip edebilmek için, alacağınız ön muhasebe programının mobil uyumlu olması çok önemlidir.

Son olarak, muhasebe programı alırken, güvenlik önlemlerinin sağlam olup olmadığına dikkat edin. Bunun yanı sıra geleceğin teknolojik değişimlerine ayak uydurabiliyor olmasını da göz ardı etmeyin.

Türkiye’nin en gelişmiş bulut ön muhasebe programı DİA hakkında bilgi almak için aşağıda yer formu doldurabilirsiniz. Ekiplerimiz sizi en kısa sürede arayacak ve gereken tüm bilgilendirmeleri yapacaktır. Formu hemen doldurun!